Para responder preguntas como: ¿Cuánto perdió o ganó su empresa el mes pasado? ¿Cuáles son los activos de su empresa?
¿O puedes pagar los sueldos el próximo mes? Es necesario organizar la contabilidad de su negocio. La contabilidad es una técnica que establece las reglas y procedimientos para registrar, cuantificar, analizar e interpretar los hechos económicos que afectan los activos de cualquier organización, brindando información útil, confiable, oportuna y veraz, cuya finalidad es lograr el control financiero, evaluación de la entidad y apoyo a la toma de decisiones.
- Técnica: Conjunto de procedimientos que se pueden aprender.
- Establece normas y procedimientos: Debe hacerse siguiendo unas instrucciones que son de uso universal, para que sea interpretable por todos y comparable entre una organización y otra.
- Registra, cuantifica, analiza e interpreta los hechos económicos que afectan el patrimonio: Identifica una acción que afecta los activos de un negocio, los traduce en dinero y los registra para permitir analizar el historial.
- Control financiero: si sabe lo que sucede, puede tomar decisiones acertadas.
- Evaluación de la entidad: Los registros que cumplen con todo lo anterior, brindan una radiografía precisa de la realidad del negocio, lo cual es fundamental para interactuar con bancos y otras entidades.
- Apoyar la toma de decisiones: Con el control y evaluación que permite implementar este registro, las decisiones no se dejan al azar o no se basan en la intuición.
La contabilidad tiene 3 herramientas principales para mantener los registros en orden:
1.- Flujo de caja
Es un estado que representa el movimiento de dinero de una empresa durante un período determinado. Está compuesto por el saldo inicial más los ingresos en un período (ventas, créditos, aportes de capital, etc.) y menos las salidas de dinero de ese mismo período (gastos e inversiones).
Se recomienda mantener el flujo de caja a diario. La casilla final de un mes (o un día, si se hace diariamente) es la casilla inicial del mes siguiente (o del día siguiente).
También es muy útil elaborar un flujo de caja proyectado para ver si tendremos suficiente dinero para pagar todos los costos de nuestra empresa a lo largo del año. Para hacer esto, necesita tener una proyección de ventas y gastos.
2.- La cuenta de resultados
La cuenta de resultados es el resultado final después de sumar todo lo que vendió la empresa y restar todos los gastos incurridos para generar esas ventas. Cuando el resultado es positivo, hay utilidad. Cuando es negativo, hay una pérdida.
Es importante notar la diferencia entre el resultado y el cuadro. El efectivo es el dinero que tiene la empresa, un flujo de efectivo es la forma en que el efectivo entra y sale del efectivo. El estado de resultados muestra los ingresos y gastos del negocio, que no siempre coinciden con el efectivo.
Por ejemplo, si se vende una impresora a un cliente, y éste paga el 50% del valor de la impresora con un cheque por día y con un cheque a la fecha del mes siguiente el 50% restante, la casilla solo mostrará la entrada de la impresora. 50% del valor de venta de la impresora, pero la Cuenta de Resultados reflejará la venta del producto en un 100% y el reconocimiento del costo contable de la impresora.
3.- El equilibrio
En contabilidad, el saldo es el estado que refleja la situación del patrimonio de una entidad en un momento establecido. Es una foto de la empresa en una fecha determinada, por ejemplo, el 31 de diciembre de 2012.
El equilibrio se estructura a través de tres conceptos:
- Activos: Son los recursos con los que cuenta una empresa. Por ejemplo: dinero en efectivo, cuentas por cobrar, maquinaria, propiedad, etc.
- Pasivo: Muestra todas las obligaciones adquiridas que contribuyen al funcionamiento del negocio. Por ejemplo: cuentas por pagar, préstamos bancarios, deuda a largo plazo, etc.
- Patrimonio: Es la diferencia del Activo menos el Pasivo y representa las aportaciones de los propietarios o accionistas más los resultados no distribuidos. Si sumamos todos los activos y restamos lo que debemos a terceros, la diferencia que queda es el patrimonio, es decir, el aporte de los propietarios.
En toda empresa en todo momento se da que sus activos son iguales a sus pasivos más sus activos, de ahí el nombre saldo.
