Cuando vende un producto o un servicio, siendo vendedor o comprador, celebra un acuerdo para intercambiar bienes y servicios por dinero y, como resultado, ejecuta una transacción financiera completa.
Este acuerdo generalmente está en forma escrita, o también puede ingresarse verbalmente, y los términos de la transacción se escriben y registran en un recibo y una factura. Ambos documentos son los documentos fuente de una transacción financiera. El objetivo de ambos documentos es registrar las transacciones contables para contabilizar la recepción y solicitud de pagos.
Recibo
El recibo es un documento que da una confirmación de que el pago ha sido realizado por el comprador para concluir la venta. En la mayoría de los casos, el recibo se considera una prueba de propiedad de los productos para el comprador de un producto. Los detalles de los bienes y servicios, como su precio, cargo de impuestos, descuento permitido, créditos y método de pago, se mencionan en el recibo. Por ejemplo, cuando compra gasolina para su vehículo en una gasolinera, recibe un recibo de un vendedor en el que se proporciona información de contacto detallada de un vendedor, pero la información relacionada con el comprador es limitada o no está incluida en ese documento.
Factura
La factura, por otro lado, se considera como una pieza del documento con una solicitud de pago. También se conoce como la factura por vender productos o servicios. Este documento generalmente es preparado por el vendedor o proveedor, que suministra bienes y servicios a un cliente. El vendedor menciona la cantidad de servicios o productos proporcionados por ellos en esa hoja de papel, junto con su precio de venta, cargo de impuesto, descuento ofrecido y el precio total neto. Además, otra información, como el número de factura, el nombre de la persona que vende los productos, los programas de venta especiales ofrecidos a los clientes y la información de crédito también se incluyen en la factura.
Por ejemplo, en el caso de compras con crédito, puede haber visto que en muchas facturas se indica que se ofrecerá un descuento especial si el cliente realiza el pago dentro de los 10 días de la compra del producto y que el pago por un producto o servicio puede hacerse dentro de los 20 o, en algunos casos, a los 30 días de la venta. La información de contacto de un vendedor, incluido su nombre, número de teléfono, dirección, número de fax o dirección de correo electrónico, también se menciona en la factura. Además de esta información, el detalle de contacto de un comprador y el momento de la venta también se mencionan en una factura. Sin embargo, asegúrese de no confundir la factura con la orden de compra (comúnmente conocida como PO), que es un documento escrito por un comprador al vendedor, en el que se realiza la autorización de los términos de pago junto con la entrega o el envío de los bienes.
Destinatarios y Emisores de estos Documentos
El destinatario de los recibos es el cliente o cliente, que realiza el pago y, como resultado, recibe un documento (recibo) para confirmar que se ha realizado el pago.
Por otro lado, las facturas suelen ser emitidas por el proveedor de bienes y servicios, por ejemplo, un médico emite una factura al paciente por los servicios prestados por ellos, y un camarero emite una factura (comúnmente conocida como factura) a las personas que cenas en un restaurante.
Propósito de la factura y el recibo
Cuando un vendedor tiene que hacer una solicitud de pago de un comprador, crea una factura. La factura realiza un seguimiento de las ventas, permite la entrega fluida de bienes y servicios, y también ayuda a la administración de la empresa a mantener un mejor control del inventario. Es una pieza muy útil del documento de origen para la gestión, ya que también realiza un seguimiento de los ingresos futuros esperados, ayuda a mantener una buena relación profesional con el cliente, ofreciéndole términos especiales como descuentos por pagos anticipados o un período extendido para pagar. Los recibos, por otro lado, son utilizados por los clientes como un documento de origen para indicar que realizaron un pago por ciertos bienes y servicios, especialmente en el caso de productos defectuosos o donde los servicios no fueron provistos.
